Rövid síkfutó bajnokok a munkavégzésben

Tény: Minden munkatárs életében jelen vannak az utolsó pillanatos megvalósítások. Mindenkinek van egy rövid síkfutó énje!
Kérdés: Baj ez? Csak a körülmények és főként a határidő nyomása amit érzünk ezekből a helyzetekből, vagy megtanítanak minket másra is?

Elsőként le kell szögezni, ezeket az élethelyzeteket 100 %-osan száműzni nem tudjuk a munkaéletünkből, mivel bármikor történhet olyan külső vagy belső körülmény, ami befolyásolja a munkaéletünk menetét.

A megoldást az jelenti, hogy mekkora tudatossággal vagyunk jelen ezekben a helyzetekben.

Első kérdés az, hogy tudatosan képesek vagyunk-e csökkenteni ezeknek az utolsó pillanatos véghajráknak a számát? Véleményünk szerint, hogyha rendelkezünk kulcskompetenciákkal, amiket használunk is a mindennapi munkavégzés során, akkor csökkenteni tudjuk a véghajrás helyzeteket. De mik is ezek az eszközök?

1. Megállapodáskötés művészete:

Amennyiben teljeskörűen kötünk megállapodásokat, akkor már az első pillanatban meglesznek azok az információk, amelyek nagyban támogatják azt, hogy időben elkezdhessük a tervezést, és majdan a terv szerinti végrehajtást. Nem kell sokadik tisztázó kérdést feltenni, ismertek a bevonandó személyek köre (mielőtt szabadságra megy, meg tudom kérdezni…), ismertek az eredménnyel kapcsolatos paraméterek, tudom, mit és mikorra kell prezentálnom.

2. Tervezés:

Úgy, ahogy a megalapozott barokk eposznak is nélkülözhetetlen része az „elemek számbavétele”, úgy a munkaéletben is szükség van erre az áttekintésre, amelynek eszköze a tervezés. Dolgozhatunk együtt ügyes és improvizációs készségekben erős munkatárssal, ám ez kiegyensúlyozatlanná teszi a megvalósítást. Szükség van tudatos tervezési technikák alkalmazására, ezzel tudjuk irányban tartani a folyamatokat, ez segít abban, hogy ne az utolsó pillanatban derüljenek ki olyan feltételek, ami miatt kapkodás és erőltetett véghajrá árán lehet csak teljesíteni.

Második kérdés az, hogyha szembesülünk ezekkel az SOS megbízásokkal, akkor van-e tudatos technikánk arra nézve, hogy végül határidőn belül mi kerekedjünk felül rajta úgy, hogy mentális egészségünk és munkatársi kapcsolataink is épek maradjanak.

Munkatársi kompetenciaként az alábbi 5 legfontosabbat emeljük ki:

1. Delegálás művészete: amennyiben képes vagyok elengedni a folyamatot, és nem én akarok mindent megoldani, akkor kapacitást is képes leszek átcsoportosítani, illetve felszabadítani. Tehát merjünk mind vezetőként, mind pedig munkatársként delegálni. A delegálás nem lehet szakmai hiúsági kérdés.

2. Priorizálás művészete: ha a munkaszervezetben azonosak a folyamatok priorizálási szempontjai, akkor csökkenteni tudom a kollízió mértékét. Ezeket az elveket szervezetre szabottan egységesen kell megalkotni, annak érdekében, hogy mindenkinek azonos zsinórmértéke legyen; ütközés esetén melyik folyamat az elsődleges, melyik a másodlagos.

3. Timemenedzsment készségek: tudatosan használt időgazdálkodási technikákat kell használniuk a munkatársaknak annak érdekében, hogy ők legyenek az idejük urai, ne pedig fordítva.

4. Stresszmenedzsment: az idő nyomását a munkatársak többsége egy stresszfaktorként azonosítja, ami nyilván ilyen formán kihatással lesz a hatékonyságára is. Amennyiben a munkatárs rendelkezik stresszkezelési módszerekkel, úgy teljesítménye javulni fog, illetve kiégése is megelőzhetővé válik.

5. Módosítás: sokan úgy gondolják, hogy egy megállapodás módosítása egyenlő a hibás teljesítéssel. Ez téves felvetés. A kérdés az, hogy tisztában vagyok-e vele, hogy lehet-e módosítani a megállapodást. Amennyiben erre a kérdésre a válasz az, hogy lehet, akkor a második legfontosabb szempont az, hogy ezt értelmezhető kereteken belül teszem-e meg? Nyilván, ha a határidő lejárta előtt fél órával kérek határidő módosítást, azzal azt árultam el, hogy kezdettől fogva nem tudatosan kezeltem a rám bízott megbízást, és hagytam elúszni. De ha ezt olyan pillanatban kezdeményezem, – egy tudatos, átgondolt tervezés eredményeként – amikor még lényegi változtatás nélkül, de teljesülhet a megbízás, akkor a felelős hozzáállást is tükrözheti ez a módosítási szándék.

A fentiek elérése érdekében mit tehet a vezető?

Vezetőként feladatom megteremteni a fenti kompetenciák meglétét, a szervezet fejlesztési tervében javasolt ezeknek helyet kapnia.

A mindennapokban pedig vezetőként el kell érnem, hogy a munkavégzési rendszer szíve a megállapodáskötés legyen, a szervezetben egységes priorizálási rendszert kell bevezetni és követni is. Tehát összefoglalva a vezetői példamutatás, illetve a megszerzett tudás átültetése és elvárása szükséges. Kultúrát kell teremtenünk ezeknek a szervezeten belül a vállalkozás méretétől függetlenül.

Mindezek mellett látni kell azt is, hogy a last minute megvalósítás nem minden esetben egy tűzzel-vassal irtandó jelenség. Vannak olyan munkatársak, akiket kifejezetten ezek a helyzetek motiválnak. Náluk azt tapasztaljuk, hogy a megbízás elején, amikor még sok ideje van, akkor hatékonysága alacsony, jellemzően érdemi előrelépés nem történik. Egészben nézve ez az időszak nem hatékony, se részeiben, se egészében. Viszont ez a munkatárs lesz az, akinél ha közeledik a határidő, akkor szárnyra kap; minél kevesebb ideje van, annál jobban szárnyal. Ez paradoxonnak tűnhet, ám valójában ők a teljesítményorientált személyek, a határidő nyomása esetükben eustressz (pozitív stresszhatás). Esetükben is szükség van a tudatosságra és vezetőként feladatunk, hogy olyan határidőkben állapodjunk meg velük, amikor csökkenteni tudjuk a kezdeti „tesz-vesz” fázist, előrébb hozva a „versenyagár” állapotot, amikor a határidő szorítása miatt nő a hatékonysága.

A sikeres megvalósításért csak közösen; vezető és munkatárs együtt képes tenni.

További bejegyzéseink

DFT-Hungária Zrt.