A profi projektmenedzser 9 fő tulajdonsága

Projektet megvalósítani egyszerre felemelő és borzalmasan kimerítő. Azok képesek ezt jól csinálni, akik rendelkeznek szakmai ismeretekkel a projektmenedzsmentet illetően – módszertanok, technikák, rendszerek, szoftverek ismerete és használata -, és e mellett képesek egy projektcsapatot működtetni, mert a projekt a legritkább esetben egyszemélyes küldetés. Biztosan van egy – külső vagy belső – ügyfele, vagy esetleg több is, és a projektcsapat tagjai mellett vannak szállítók is.

A projektmenedzsment ismeretek tanulhatóak, akár szervezett oktatás, képzés keretében, akár menet közben – persze az első verzió szerencsésebb –, de mi a helyzet azokkal a tulajdonságokkal, amelyeket közvetetten szerzünk meg? Az alábbiakban ezekről lesz szó. Természetesen ezek is fejleszthetőek, tanulhatóak, csak nem azonnal. A jó hír az, hogy viszont, ha megvannak, azok nem csak a projektben, hanem egyéb munkaterületeken is hasznosak lesznek. Lássuk, mik azok a tulajdonságok, melyek az elmúlt években nekünk hasznosak voltak egy-egy projekt sikeres megvalósításában!

A PROFI PROJEKTMENEDZSER…

…LELKESEDIK A PROJEKTÉRT!

Ideális esetben a projekt, amelyen dolgozunk, a szívügyünk is. Olyan a témája, a célja, a küldetése, mely mellé teljes mellszélességgel oda tudunk állni. Az eredmény, ami a projekt végén megszületik, fontos nekünk, valamilyen értéket képvisel. Ha a helyzet nem is ideális, az mindenképpen fontos, hogy találjunk a projektben olyan elemeket, olyan kapaszkodókat, amelyek értéket teremtenek, amelyek értéket jelentenek számunkra. Mi főként képzési és rendezvényekkel teli projektekben dolgozunk, ami nehezen menne anélkül, hogy hinnénk magában a képzésben, vagy ne találnánk a kihíváson túl valamilyen értéket az iskolai, a civil szervezeti vagy éppen az önkormányzati rendezvényekben. Hisszük, hogy ezek résztvevői gazdagabbak lesznek a programok által.

…TERVEZ!

Szinte minden projektmenedzsment módszertanban van valamilyen tervezési módszer, technika, így ez a pont akár oda is kerülhetett volna. Ami miatt mégis a tulajdonságokhoz tettük, az a szemlélet, amit jelez. Nem elég ugyanis megtanulni egy módszertant, és a projekt elején Gantt diagramban felvázolni, hogy mikor mit fogunk tenni, hol lesznek mérföldkövek. A tervezés a projektben folyamatos gondolkodást jelent, a körülmények állandó felülvizsgálatát, a részletek ismeretét. És azt a készséget, hogy minden pillanatban készen álljunk változtatni, korrigálni a terveken, beépíteni az új adatokat, módosítani a folyamatokat. Ez át is vezet ahhoz a tulajdonsághoz, ami nélkül nincs projektmenedzsment. Ugyanis a profi projektmenedzser…

…RUGALMAS!

A legritkább esetben valósul meg minden pontosan ugyanúgy, ahogy azt az elején elterveztük. Új elvárások, új szállítók, új árak, új körülmények (néha új csapattagok) jelennek meg, és ezekre folyamatosan reagálni kell. A projektmenedzser rugalmas a tervek, az emberek, a módszerek tekintetében. Kész változtatni az eredmény érdekében, folyamatosan monitoroz és felülvizsgál, és ha szükséges, beavatkozik. Meghallgatja a jobbító javaslatokat, értékeli a részeredményeket, és figyeli, hogy az úton vagyunk-e még, vagy már valahol a sáncban bóklászunk. Írhatnánk azt is, hogy a fixált szemlélet helyett növekedési szemlélettel van jelen a projektben. A profi projektmenedzser számára létfontosságú, hogy…

…HOGYAN IGEN-BEN GONDOLKODIK A NEM, MERT… HELYETT!

A váratlan körülmények és a tervekhez való görcsös ragaszkodás miatt könnyen kiköthetünk a nem, mert… kultúrájában. Felmerül egy ötlet, és automatikusan az rá a válasz, hogy nem lehet megcsinálni, mert. Kifogásokat keresünk ahelyett, hogy a megvalósítási lehetőségeket vennénk számba. A profi projektmenedzser jó elemző is, és minden ilyen helyzetben – minden releváns adat összegyűjtése és értelmezése után – azt keresi, hogyan lehet megoldani egy helyzetet. Ab ovo megoldandónak fogja fel, és innen már csak egy lépés, hogy ehhez utakat találjon.

Gondoljunk bele abba, hogy megvalósítási utakat keresni néha pont ugyanannyi energiát jelent, mint kifogásokat találni arra, miért nem fogunk valamit megtenni. Mondhatnánk, hogy ez tulajdonképpen csak kommunikációs kérdés, de a következő lépésünk alapvetően már itt eldől. A kommunikáció fontos, de nem itt, hanem a következő pontban, mert mindezek mellett a profi projektmenedzser…

…HATÉKONYAN KOMMUNIKÁL!

A profi projektmenedzser munkájának nagyon nagy százaléka azon múlik, hogyan tud másokat rávenni a munkára, hogyan tudja eljuttatni őket A-ból B-be. Különböző elvárásokat, szükségleteket, érdekeket kell összehangolni, közös nevezőt megtalálni. Megbízásokat adni, és ezeket számon kérni, kontroll alatt tartani. Motiválni kell a projektcsapat tagjait, csúszások, késések esetén egyeztetni megbízókkal, szállítókkal. Pillanatnyi megakadásokat, apró kudarcokat kezelni, és képessé tenni a csapat tagjait arra, hogy egy-egy hosszabb projekt során ne veszítsék el a lelkesedésüket. Ennek a leghatékonyabb módja, ha eleve jól, hatékonyan kommunikálunk.

…LÉNYEGLÁTÓ!

Írtuk a cikk elején, hogy ismeri a részleteket, ismeri a projektjének minden szegletét. De ez nem jelenti azt, hogy egy pillanatra is szem elől tévesztheti a nagy egészet, a projekt és a részcélok lényegét. A tervek módosításakor, az új elemek megjelenésekor a lényeg szem előtt tartása segíti a döntésben. Tisztán látja, hogy mi a projekt oka és célja, és minden részdöntésében figyelembe is veszi ezt. Ha a projekt egy nagyobb – vállalati – stratégia része (és amelyik projekt nem az, annak érdemes elgondolkodni a létjogosultságán), akkor tisztában van ezzel a stratégiával is.

…KITARTÓ!

Időben hosszú – több hónapos vagy több éves – projektek esetében egyértelmű, hogy szükség van kitartásra, de ez a tulajdonság a rövidebb projektek esetében is hasznos, mert nem csak az időtartamban szükséges kitartónak lenni. Ki kell tartani elképzelések, emberek, módszerek mellett, és fenn kell tartania a saját motivációját is. Különösen igaz ez akkor, amikor egy jól működő, beállt rendszer szerint haladó projektben vagyunk projektmenedzserek. A nehézségek, a krízisek, a váratlan helyzetek jelenthetnek annyi kihívást és izgalmat, hogy fenntartsák az érdeklődésünket, de a folyamatos, aprómunkában gazdag projektek esetében a kitartásnak vesszük igazán hasznát.

…TUD MEGBÍZÁSOKAT ADNI ÉS EZEKET KONTROLL ALATT TARTANI!

Lehetne ez kommunikációs kérdés is, de mégsem csak az. A profi projektmenedzser tudja, mi a különbség az utasítás és a megbízás, a számonkérés és a kontroll között. Megállapodásokat köt, amelyekben tiszták és minden érintett fél számára világosak a folyamatszerepek, az okok és a célok, és a minőségparaméterek szerinti elvárások (a forma, a tartalom, a mennyiségi kérdések, az idő és a költségek). És pontosan tudja azt is, hogy egy projektben ő ugyanúgy lehet szállító, ugyanúgy kaphat megbízásokat, mint bármelyik projekttag – hiszen ez a folyamatmenedzsment egyik nagy előnye a bármilyen más munkavégzési rendszerrel szemben. Végül, de nem utolsó sorban, a profi projektmenedzser…

…ISMERI A SAJÁT HATÁRAIT!

Írhatnánk azt is, hogy van reális önismerete, de ez általánossága miatt elfedné a lényeget. A profi projektmenedzser tisztában van azzal, milyen szakmai kompetenciái vannak és melyek hiányoznak (mire kell embert találnia), mekkora a munkabírása, mi fér bele neki egy projekt során és mi nem, mivel tud azonosulni és mivel nem, kivel tud együtt dolgozni és kivel nem. Észreveszi, ha csökken a lelkesedése, tudja, hol vannak motivációs tartalékai, meddig kell kitartónak lennie. Ismeri annyira saját magát (és a projektet), hogy képes összeállítani a legütőképesebb projektcsapatot (vagy ha erre nincs ráhatása, akkor a készen kapott csapatot tenni ütőképessé, akár külső szakértő bevonásával).

Te a kilencből hányban vagy profi?

További bejegyzéseink